Etusivu » Liikekumppanuustuki » Maksatus » Vinkkejä maksatuspyynnön laatimiseen
Tulosta

Vinkkejä maksatuspyynnön laatimiseen

Maksatuspyyntöä valmistellessa kannattaa loppuraportissa ja kustannuserittelyssä kiinnittää huomiota alla oleviin asioihin, niin maksatuspyynnön käsittely sujuu nopeammin Finnpartnershipissä. Maksatuspyyntöön kannattaa sisällyttää kaikki kustannukset, joiden oletetaan olevan tukikelpoisia (Finnpartnership vähentää kustannukset, jotka eivät ole tuettavia).



Matkakustannukset


Matkakustannusten erittelystä tulee käydä ilmi seuraavat asiat:
• matkustajan nimi, matkan tarkoitus, matkustustapa, kohde, ajankohta (tarkat päivämäärät) sekä matkan hinta.

• lentoihin liittyen, ovatko kaikki lennot olleet turisti- vai businessluokassa?
  - Mikäli sekä että, mitkä lennot ovat olleet turistiluokassa ja mitkä businessluokassa?
  - Ovatko kaikki lennot meno-paluu lentoja Suomesta (Helsingistä?) kohdekaupunkiin, vai onko mukana myös esimerkiksi kohdemaan sisäisiä lentoja?


Mikäli kustannuserittely sisältää lentojen muutoksista syntyneitä kulueriä, kannattaa maksatuspyynnössä kertoa minkä takia lentoja on jouduttu perumaan tai muuttamaan.



Majoituskustannukset


Majoituskustannusten erittelystä tulee käydä ilmi seuraavat asiat:
• matkustajan nimi, yöpymispaikka, majoituksen ajankohta (päivämäärät), montako yötä ja hinta/yö.



Päivärahakustannukset


Päivärahakustannusten erittelystä tulee käydä ilmi seuraavat asiat:
• kenelle päivärahat on maksettu, kuinka monelta päivältä sekä päiväraha/päivä.


Huomioitavaa on, että päivärahat Suomessa tehdyistä matkoista eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia, elleivät ne liity matkaan hankkeen kohdemaahan. Kohdemaan henkilökunnan koulutuksesta Suomessa aiheutuvat päivärahat eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia.



Oman henkilökunnan työkustannukset


Työkustannusten osalta tulee käydä ilmi seuraavat asiat:
• mikä on ollut matkustaneen henkilön rooli hankkeessa?
• mitä hänen tekemänsä työ on käytännössä sisältänyt?
• missä tarkoituksessa on osallistuttu esimerkiksi tiettyyn kokoukseen? mitä tahoja on tavattu? mistä on keskusteltu/neuvoteltu?
• kuinka monta arkipäivää työtä on kohdemaassa tehty?
• mikä on ollut henkilön säännöllinen kuukausipalkka tuona ajankohtana?


Mikäli hankkeen tavoitteena on perustaa kohdemaahan tytär- tai yhteisyritys:
• liittyykö kaikki tehty työ yrityksen perustamisedellytysten selvittämiseen?
  - mikäli ei, miltä osin työ on ollut jotain muuta?


Mikäli matkaan on liittynyt asiakasneuvotteluihin, markkinointiin ja/tai myyntiin liittyvää työtä:
• kuinka suuri osuus (tunneissa, päivissä tai prosenteissa) matkalla tehdyistä työpäivistä on ollut asiakasneuvotteluihin, markkinointiin ja/tai myyntiin liittyvää työtä?


Mikäli oman henkilökunnan työkustannukseen sisältyy yli 22 prosentin osalta työnantajan pakollisia sivukuluja, olisi maksatuspyynnössä hyvä eritellä, mitkä kaikki sivukulut sisältyvät laskettuun päiväkohtaiseen kustannukseen.



Ulkopuolisen asiantuntijan työkustannukset


Ulkopuolisten asiantuntijoiden kustannusten osalta tulee käydä ilmi seuraavat asiat:
• kuinka monta päivää (à 8 tuntia) tai tuntia asiantuntija on tehnyt työtä?
• mikä on ollut työkustannus/päivä tai tunti? 
  Esimerkiksi juristin veloittamista kustannuksista voi laittaa laskun mukana tulleen tuntierittelyn.
• onko työ ollut seniori- vai junioriasiantuntijan tekemää työtä?


Mikäli kustannuksiin sisältyy käännöspalveluita, tarkentakaa mitä dokumentteja on käännetty ja missä tarkoituksessa.


***


Mikäli matkapäivien, työpäivien, majoitus- ja/tai päivärahapäivien lukumäärät eivät täsmää keskenään, kannattaa kustannuserittelyn yhteydessä antaa lyhyt selvitys siitä, mistä eroavaisuudet johtuvat.



Hankkeen tilanteen raportointi


Lyhyt kertomus tämänhetkisestä hankkeen tilanteesta, eli 
• mitä tarkalleen tähän mennessä on tehty?
• mitkä ovat tähän mennessä tehtyjen selvitysten tulokset/johtopäätökset?
• mitkä ovat seuraavat askeleet?

• Mikäli tukea myönnettiin liiketoimintasuunnitelman tekoon, kannattaa maksatuspyyntöön liittää kopio tehdystä liiketoimintasuunnitelmasta.

• Mikäli hankkeen tavoitteena on ollut esimerkiksi yhteisyrityksen perustaminen, alihankinnan käynnistäminen tai muun sopimussuhteen solmiminen:
  - Onko tarvittava partneri jo identifioitu? Mikäli kyllä, missä vaiheessa neuvottelut etenevät?
  - Kertoisitteko hieman valitusta partnerista (toiminta, tärkeimmät asiakkaat jne.)?
  - Mikä on arvionne siitä, milloin yhteisyritys tullaan perustamaan tai sopimus paikallisen partnerin kanssa tullaan solmimaan? Entä milloin toiminta käynnistyisi?



Ympäristö- ja yhteiskuntavaikutukset


Liittyen hankkeen ympäristö- ja yhteiskuntavastuunäkökohtiin, kun hankkeelle on tuen myöntämisen yhteydessä asetettu ympäristö- ja yhteiskuntavaikutuksiin liittyviä vaatimuksia/suosituksia, kannattaa maksatuspyynnössä soveltuvin osin tuoda esille seuraavia asioita:

• Miltä osin ja millä tavalla ympäristö- ja yhteiskuntavaikutuksia koskeva tuen myöntämisen yhteydessä annettu vaatimus/suositus on otettu huomioon hankkeessanne?

• Miltä osin ja miten ympäristö- ja yhteiskuntavastuunäkökohdat (esimerkiksi työoikeuksiin, -ehtoihin sekä työterveys- ja turvallisuusasioihin liittyvät haasteet) on otettu hankkeessanne huomioon?
  - Miltä osin asioista on keskusteltu mahdollisten partnereiden kanssa?
  - Entä millä tavalla nämä asiat on huomioitu hankesuunnitelmia tehtäessä?
  - Onko tehty suunnitelmia työntekijöiden työoikeuksien sekä työterveys- ja työturvallisuusasioiden parantamiseksi?
  - Miten nämä asiat tullaan huomioimaan hankkeen edetessä? / Millä tavalla esim. työoikeuksiin, -ehtoihin sekä työterveys ja -turvallisuusasioihin liittyvät haasteet voidaan identifioida ja hallita hankkeen edetessä?


• Millä tavalla olette partnerin identifiointiin liittyvissä neuvotteluissa varmistaneet, että potentiaaliset partnerit toiminnassaan
  - noudattavat paikallista ympäristölainsäädäntöä?
  - kunnioittavat työntekijöiden oikeuksia?
  - varmistavat, että toiminta ei vahingoita ympäristöä?


• Minkälaisia mahdollisia negatiivisia ympäristö- ja yhteiskuntavaikutuksia hankkeessanne on tähän mennessä havaittu, ja miten ne tullaan huomioimaan hankkeen edetessä?